Automatiser et optimiser la gestion de votre compte prorata grâce à un logiciel métier
La gestion d’entreprise, quelle qu’elle soit, peut-être fastidieuse, chronophage et peut représenter un véritable casse-tête. De nombreux outils informatiques sont de plus en plus mis en place afin de faciliter les diverses tâches à exécuter. C’est notamment le cas avec certains logiciels de comptabilité, par exemple, qui permettent un transfert des données et informations comptables directement avec le cabinet d’expertise comptable de l’entreprise. Il s’agit d’un transfert automatisé et dématérialisé des données, comme la saisie des pièces comptables. Mais également les logiciels de devis automatisés qui permettent notamment un suivi en temps réel de l’évolution des propositions réalisées auprès de vos clients.
Il existe donc une multitude de progiciels et logiciels permettant d’optimiser et de faciliter l’ensemble des tâches qui doivent être réalisées pour une activité particulière. Le secteur du BTP est lui-même concerné par des tâches qui lui sont propres. La gestion du compte prorata dans le bâtiment fait partie de ces missions particulières et spécialement utilisée dans ce secteur. Ce compte doit intégrer toutes les dépenses dites d’intérêt commun qui sont engagées pour un chantier. Ce compte est très souvent un véritable casse-tête. Son automatisation et optimisation peuvent se faire par le biais d’un logiciel métier spécialisé permettant ainsi une gestion efficace et un gain de temps. L’objectif est de pouvoir répartir les différentes charges ou produits afférentes à plusieurs entreprises qui interviennent sur un même chantier.
Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion des dépenses d’intérêt commun ?
Le compte prorata est le compte qui permet de répartir les dépenses communes, telles que la consommation d’électricité ou d’eau, l’entretien de la base de vie afférentes à un même chantier. Sur les chantiers, différentes entreprises peuvent intervenir et il est donc nécessaire de mettre en place un système afin de répartir au prorata les dépenses communes liées à la globalité du chantier. On parle de compte prorata, car les charges communes du chantier devront être supportées par chaque entreprise intervenante au prorata de sa participation dans les travaux. Si ce compte n’est nullement rendu obligatoire, il est tout de même fortement recommandé si l’entreprise qui supporte ces dépenses ne veut pas les financer seule.
L’intégration d’un logiciel de gestion du compte prorata dans le bâtiment permet d’automatiser de nombreuses tâches comme les courriers de relances ou de rappels. Il permet notamment la visualisation d’un tableau de bord qui récapitule le budget prévisionnel, les différentes factures ou encore les appels de fonds. Ce logiciel permet une centralisation de toutes les informations du chantier et permet ainsi de laisser un accès aux différents acteurs. Ils peuvent ainsi accéder à un système de bibliothèque regroupant les rapports du chantier, la facturation ou encore les comptes rendus.
Ce logiciel permet de simplifier et d’automatiser les différentes tâches liées aux dépenses d’intérêt commun d’un chantier. L’organisation, la gestion et le règlement du compte prorata sont une nécessité dans le bon fonctionnement d’un chantier où différentes entreprises prennent part à un même ouvrage.
Quelles sont les dépenses concernées par ce compte prorata ?
La répartition des dépenses d’intérêt commun doit donc être inscrite, sur un compte prorata, au prorata de l’intervention de chaque entreprise sur le chantier. Toutefois, certaines dépenses peuvent faire l’objet d’une répartition particulière, dès lors où il existe un accord des différents intervenants.
Les dépenses qui peuvent être intégrées dans ce compte de prorata sont par exemple les frais de gardiennage, les branchements d’eau ou d’électricité, mais aussi le nettoyage et l’entretien de la base de vie du chantier. Sur cette dernière dépense, il faut bien considérer le fait que l’on parle de la base de vie en elle-même du chantier et non le nettoyage du chantier à proprement dit. En effet, chaque entrepreneur doit réaliser après chaque intervention le nettoyage de ses propres ouvrages. Ces frais ne doivent pas être décomptés du compte de prorata, selon la norme. Toutefois, si la charge du nettoyage est affectée à une ou plusieurs entreprises déterminées, dans ce cas, cette charge de nettoyage du chantier devra être comptabilisée en tant que dépense d’intérêt commun au compte prorata.
De nombreuses charges font l’objet de litiges, essentiellement celles dont la norme ne reconnaît pas une imputation d’office au compte de prorata du bâtiment. Cette liste de dépenses d’intérêt commun d’un même ouvrage doit être mentionnée de façon claire dans le Cahier des Clauses Administratives Particulières. Les modalités de fonctionnement du compte prorata peuvent s’inscrire dans une convention de compte prorata qui est élaborée entre les divers intéressés.
