La dématérialisation dans le service public : optimisation de l’organisation et meilleure gestion de l’information
La dématérialisation, tout le monde en parle mais sait-on vraiment ce qu’elle implique et ce qu’elle permet ? Elle est trop simplement considérée comme une solution de remplacement du support papier par un fichier informatique : une notion du « zéro papier » permettant la conservation des informations ; mais ses qualités essentielles ne se limitent pas là. La dématérialisation offre de véritables et concrètes plus values et facilite l’intégration de nouveaux process de travail.
La société ACR Réseaux d’Information, spécialiste en ingénierie de l’information, développe des solutions « métier » sur mesure, associant le traitement documentaire de l’information à la conception de plateforme extranet collaborative, permettant de répondre aux problématiques de la dématérialisation et du partage de l’information.
Pour le service public, la dématérialisation représente un véritable levier de développement. A l’heure où, les ressources (humaines, financières ou matérielles) sont limitées et diminuées, la dématérialisation des documents permet de :
- créer de nouveaux processus de gestion de leurs activités,
- optimiser la gestion des flux entre tous les intervenants,
- gagner temps et productivité.
L’exemple de la Direction de l’Architecture de la Mairie de Vitry sur Seine.
Dans la lignée des décisions prisent par le comité interministériel, en faveur de la modernisation des organismes publics, le service administratif des Directions Architecture et Espaces Verts de la mairie de Vitry sur Seine souhaitait moderniser et réorganiser la gestion et le suivi de ses dossiers d’instruction.
C’est le syndicat intercommunal informatique qui a suggéré les solutions de la société ACR Réseaux d’Information à la mairie de Vitry sur Seine.
« Après avoir compris les potentiels du logiciel, nous avons choisi d’adopter les solutions métier de la société ACR Ri. La particularité du système de validation a retenu notre attention, ainsi que l’excellence de la base de stockage et la capacité du suivi d’activité et d’actualisation des documents. ACR Ri a fourni un gros travail d’adaptation afin de concevoir une solution sur mesure, complète et utilisable par tous les intervenants des projets.» explique Olivier Filippini, Chef du service Administratif de la Direction Architecture de la Mairie de Vitry sur Seine.
Intégrer de nouveaux process pour travailler autrement
Comme dans toutes les mairies, le service Architecture de la maire de Vitry évolue au sein d’une sphère d’intervenants et d’interlocuteurs multiples. Les flux d’informations et de documents sont importants et doivent, de ce fait, être simples, rapides et efficaces.
Dans le cadre du projet de la Direction de l’Architecture de la Mairie de Vitry sur Seine, la plateforme ACR Ri a pu s’intégrer dans les procédures de travail existantes tout en les faisant évoluer. Chaque opération est nécessairement associée à une ou plusieurs instructions pouvant être un marché public, un permis de construire ou autres documents juridiques et techniques. Par exemple, un marché comprend un ensemble de pièces « administratives » (CCAP, Acte d’engagement) et des pièces « techniques » (plans, CCTP..).
Le marché suit un cycle de validation et d’instruction avant d’être examiné au niveau du Conseil municipal. La plateforme ACR Ri gère le cycle complet de l’instruction jusqu’à la notification du marché et dématérialise tous les documents associés.
En pratique, le responsable administratif déclare un nouveau marché, saisit le calendrier de l’instruction, enregistre les pièces administratives et dépose les documents techniques nécessaires à l’instruction. Les pièces du marché sont examinées et validées par les différents intervenants de la direction de la collectivité selon un cycle prédéterminé. Un calendrier général permet de suivre le bon déroulement de chaque instruction.
Toutefois, la plateforme ACR RI permet d’enchaîner le suivi administratif par celui opérationnel après l’attribution du marché. Le chargé d’opération prenant le relai peut constituer l’annuaire des intervenants de l’affaire (architecte, entreprises, sous-traitants…) et disposer d’une armoire numérique pour stocker et échanger les dossiers avec les tiers en cours de projet (fonction d’armoire à plan).
La plateforme centralise donc tous les marchés passés, toutes les pièces administratives ainsi que tous les documents techniques de la Direction de l’Architecture.
« La plateforme a été conçue avec différents modules, chaque module assurant une fonction particulière. Par exemple, un module permet de gérer les données des entreprises, un autre de gérer les opérations, un troisième est dédié à la gestion des marché, etc. L’intérêt est que ces modules sont « interconnectés », cela permet, par exemple, de lier très facilement et surtout très rapidement les entreprises aux affaires. Le système intègre aussi des modules de gestion documentaire permettant de gérer la documentation des industriels ou la bibliothèque technique de la Direction de l’Architecture.» explique Olivier Filippini.
La plateforme présente également de multiples avantages dans la gestion quotidienne :
– L’information devient accessible à l’ensemble des acteurs, internes comme externes. Des codes sont transmis aux entreprises et aux prestataires extérieurs afin qu’ils puissent accéder aux documents qui leur sont nécessaires.
– Les procédures et les délais sont mieux cadrés, les mouvements sont suivis et les Directions savent précisément qui fait quoi et à quel moment.
– Toutes les étapes sont coordonnées en temps réel. Les utilisateurs savent précisément quels sont les documents validés, quels mouvements ont été opérés grâce aux mails d’alerte qui arrivent instantanément.
« Cela fait 6 ans que la plateforme existe et nous en sommes très satisfaits ; elle nous a permis d’unifier nos procédures, de les mettre à jour rapidement et surtout d’avoir accès à tous les documents en quelques clics. Plus on travaille avec la société ACR Réseaux d’Information, plus nous découvrons de possibilités d’amélioration du process.» précise Olivier Filippini.
