Dans l’industrie du BTP, que vous soyez constructeurs, fabricants, artisans, architectes ou ouvriers, la façon dont sont organisés les dossiers de projet de construction joue un rôle crucial dans la réussite d’un projet. Il devient essentiel de tout centraliser afin de rendre accessibles efficacement les documents. Une bonne organisation permet d’atteindre un niveau efficace de collaboration.  

Nous vous expliquons pourquoi et comment organiser vos documents pour les acteurs du BTP.  

Les avantages de la centralisation des documents  

Lorsqu’il s’agit d’organiser vos dossiers de projets de construction, il est important de tout avoir au même endroit afin que les collaborateurs ne sentent pas perdus. Cela est possible en adoptant un système de gestion des documents. 

Ce système permet de regrouper tous vos documents : 

• Gestion RH 
• Contrats 
• Plans 
• Réunions 
• GED pour la facturation des chantiers 

Avec cette gestion vous mettez fin à l’utilisation du papier et à la perte de temps si vous cherchez un document spécifique.  

Les documents numériques sont stockés dans des serveurs sécurisés et peuvent être plus faciles à utiliser, car toute personne autorisée aura accès aux documents les plus pertinents et les plus à jour. 

Avoir tout le monde sur la même page est crucial dans la gestion de projet. L’idée est de garder les membres de l’équipe organisés en les faisant travailler à partir des mêmes informations. 

Réduire la charge administrative en dématérialisant vos documents 

Cette solution apportera une réduction significative de la charge administrative. En installant la dématérialisation et l’accès aux données, vous permettrez un échange d’information facile entre chaque membre de l’entreprise.  

La gestion de la compatibilité est aussi facilitée en éliminant les retards dans la collecte des données et leurs traitements.  

Le traçage est simplifié pour les facturations et limite les erreurs et les imprévus.  

Créer un flux de travail  

Il est important que les informations circulent de la bonne façon. Que vos documents soient en format papier ou numérique, il reste primordial de mettre en place un processus de travail standardisé pour la gestion de vos projets et documents. Chaque entreprise a sa façon de procéder, pour pouvoir mettre en place votre organisation de la meilleure façon assurez-vous de répondre à ces questions : 

• Qui peut apporter les modifications au système ? 
• Qui traitera et validera les informations entrantes ? 
• Comment les notifications de changement fonctionneront-elles ? 
• Comment les modifications doivent-elles être mises à jour ? 
• Comment faire fonctionner ensemble les différents systèmes ? 

• Comment s’assurer que la bonne information est transmise à la bonne personne et au bon moment ? 
• Qui aura accès aux documents ? 
• Doit-on charger une personne qui s’occupera exclusivement de ce système ? 

Le passage au numérique est l’une des solutions les plus efficaces pour organiser et gérer au mieux vos documents et le suivi de vos chantiers.